Der AKTEur - Archivierung im Plan.
Unser Sicherheitskonzept.
Geschützt und zugriffssicher.
Wie ist ein Dokumentenarchiv aufgebaut?
Der Schutz vor äußeren Einflüssen, Gefahren und Risiken sind Kernanforderungen an ein Archiv.
Personenbezogene Daten müssen während der Lagerdauer zuverlässig geschützt werden. Das gilt besonders, wenn diese in Papierform aufbewahrt werden. Die Beschaffenheit soll erhalten bleiben, während nur befugte Personen Einsicht in die Inhalte nehmen dürfen.
Eine Nutzung von beispielsweise Kellerräumen als Archiv birgt gewisse Risiken, die rechtzeitig erkannt und behoben werden müssen. Durch die Auswahl des Archivraumes sind die Gefahren durch Hochwasser, Brände oder andere Gefahren zu reduzieren.
Aus diesem Grund sind unsere Archivflächen gut klimatisiert, trocken und sauber. Ein Zugriff unberechtigter Personen wird durch wirksame Mechanismen verhindert. Wir lagern Ihre Dokumente in Hochregallagern nach dem Prinzip der chaotischen Lagerhaltung ein. Die Lagerverwaltung kennt dabei nur die ID der Palette und ihren Lagerort. Die Informationen, welche Dokumente einer ID zugeordnet sind, werden strikt getrennt und zugriffssicher von der Lagerhaltungssoftware aufbewahrt.
Somit ist sichergestellt, dass ein Zugriff nur mit den Informationen aus verschiedenen Quellen stattfinden kann.
Welche Sicherheitsvorkehrungen schützen Ihre Akten?
Für die Archivierung und Lagerung von Akten und Dokumenten sind verschiedene technisch-organisatorische Maßnahmen umzusetzen, die eine Zerstörung und den unberechtigten Datenzugriff ausschließen sollen. Datenschutz gilt auch für das Aktenarchiv.
Lesen Sie, wie wir eine sichere Lagerung Ihrer Dokumente umsetzen.
- Zertifiziertes Personal: Von uns beauftragtes Personal ist datenschutzrechtlich geschult und zu sorgsamem Umgang mit Ihren Dokumenten und Verschwiegenheit verpflichtet.
- Unsere Lagerorte verfügen über übliche Sicherheitsmaßnahmen. Zäune, Tore, verschlossene Sicherheitstüren, Brandschutzeinrichtungen, Zugangskontrollsysteme und Videoüberwachung. Wir prüfen uns regelmäßig auf Sicherheitslücken, um diese umgehend zu schließen.
- Versiegelung: Jedes Dokument wird bei der Abholung versiegelt. Somit können Sie jederzeit selbst sicherstellen, dass das Siegel intakt ist und eine Einsicht in Ihr Dokument nicht stattgefunden hat.
- Anonymisierte Lagerhaltung: Ihr Dokument ist bei uns nur eines von vielen und taucht in der Masse des nach dem Prinzip der chaotischen Lagerhaltung organisierten Systems unter. Die einzige Möglichkeit der Identifizierung ist der bei der Abholung angebrachte Code. Nur Sie wissen, was sich im jeweiligen Dokument befindet. Wir wissen hingegen immer, wo sich das Dokument befindet. Das wird durch die Verknüpfung von Code und Lagerplatz erreicht. Ein Handgriff reicht aus, um Ihnen das Dokument wieder auszuhändigen.
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