Der AKTEur
Archivierung im Plan.
Warum externe Archivierung?
Erfahren Sie, wie Sie von unserem Angebot profitieren
Was ist Dokumentenarchivierung?
Sind Ihre Regalflächen erschöpft? Sie wissen nicht, wohin Sie die aktuelle Akte stellen sollen? Mehr Platz – für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kollegen. Dokumentenarchivierung ist Ihre Lösung. Hier erfahren Sie warum sowie alles zu unserer Philosophie und Arbeitsweise.
Wie funktioniert externe Archivierung?
Trotz Digitalisierung fallen besonders in kleinen bis mittleren Betrieben noch immer Aktenordner, Hängeregister oder Archivkartons an, die auf Regalen, in Kellern oder Garagen verstauben. Der Gesetzgeber fordert die Aufbewahrung in verschiedenen Gesetzen und Vorschriften. HGB, BGB, AO, Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die Vorschriften der DS-GVO, die weitere Anforderungen an die datenschutzkonforme Aufbewahrung stellt, sind nur einige davon. Das erfordert bei Aufbewahrungspflichten von 6 bis zu 10 Jahren, in Ausnahmefällen auch 30 Jahren, Platz, der in vielen Unternehmen sinnvoller verwendet werden kann. Darüberhinaus werden spezielle Anforderungen an die Beschaffenheit der Archivräume und die räumliche Trennung unterschiedlicher Daten gestellt. Es ergibt sich, dass die Aktenarchivierung für Sie wahrscheinlich keine Kernkompetenz darstellt. Die Auslagerung an einen Spezialisten, der sich auf die Einhaltung der notwendigen Anforderungen konzentriert, ist die angenehme Alternative. Hier und jetzt erhalten Sie von uns einen Überblick, wie wir Ihnen die Archivierung einfach, preiswert und sicher abnehmen.
Warum Eigeninitiative oder das Selfstorage-Konzept nur die zweitbesten Lösungen für Ihre Archivierung sind.
Selfstorage ist ein Konzept, das mittlerweile auch in Deutschland an Beliebtheit gewinnt. Die Idee, flexible Lagerräume anzumieten, ist charmant. Aus verschiedenen Gründen sind wir davon überzeugt, dass eine reine Aktenarchivierung in diesen Lagern jedoch nicht die optimale Lösung darstellt. Lassen Sie uns Ihnen unsere Bedenken dazu äußern. Es beginnt hier bereits bei der Auslagerung. Sie besorgen sich Archivkartons, denn jeden Ordner einzeln tragen ist sicher wenig effizient. Die Kartons wollen anschließend befüllt werden. Bestenfalls beschriften Sie diese auch mit Inhalt. Nach dem Befüllen hat sich das Gewicht der Kartons schlagartig vervielfacht. Wer trägt Ihnen die Kartons nun aus dem Büro der Personalverwaltung im 2. Obergeschoss zum Parkplatz? Nehmen wir an, dass Sie mehr als 15 Kartons befüllt haben – passen diese in Ihren Kombi? Falls nicht, ist voraussichtlich ein Transporter anzumieten. Das Geschleppe geht bei der Einlagerung im Lagerhaus weiter. Sind alle Kartons im Lagerraum, stehen Sie vor einer weiteren Entscheidung: Auspacken und Ordnen oder Abstellen im aktuellen Zustand. Wahrscheinlich war die Aktion bis hier nervenaufreibend genug und Sie entscheiden sich für Letzteres. Die Auslagerung ist abgeschlossen. Ist der angemietete Raum voll? Wahrscheinlich haben Sie im Raum noch ungenutzte Staufläche. Die ab sofort monatlich gestellte Rechnung des Selfstorage-Anbieters weist die Miete jedoch für die gesamte Lagerfläche aus. Nach rund zwei Monaten meldet sich Frau Müller bei Ihnen – sie benötigt die Akte von Herrn Schmidt, die sich nun im Selfstorage-Lager befindet. Wissen Sie in welchem Karton? In der Regel liegt die benötigte Akte nicht im ersten zugänglichen Karton. Eine Such- und Umräumaktion beginnt... Wir sind der Meinung, dass wir Ihnen dies mit unseren Services zeitsparender, schneller und effizienter anbieten können. Haben Sie sich in unserem Beispiel wiedergefunden? Zugegeben müssen die Anstrengungen bei Ihnen nicht in dieser Dimension auftreten –lassen Sie uns Ihnen trotzdem erläutern, wie einfach und bequem Archivierung bereits ab einem Dokument in 5 Schritten mit uns abläuft.
Welche typischen Anwendungsbeispiele für eine externe Archivierung gibt es?
Unsere Kunden profitieren in unterschiedlichen Konstellationen und Sachverhalten von unserem Angebot. Lassen Sie sich einige dieser Szenarien aufzeigen.
1. Laufender Geschäftsbetrieb und Jahresabschluss: Während des laufenden Geschäftsbetriebes füllen sich die Aktenordner fortlaufend. Lagern Sie die vollen Aktenordner direkt aus und sparen Sie sich Lagerfläche für andere Dinge. Spätestens nach Erstellung des Jahresabschlusses fällt oft eine beachtliche Anzahl an Dokumenten an. Das Gesetz schreibt eine Aufbewahrung vor – aber wie oft schauen Sie wirklich in die Ablage der vergangenen Jahre? Lagern Sie bequem aus und schaffen Sie Platz. Sparen Sie hiermit nicht nur Lager-, sondern insbesondere Prozesskosten, denn mit der Auslagerung erledigen Sie alle Belange während der Aufbewahrungsdauer. Kein weiteres Abstauben, Sortieren, Umpacken ist notwendig.Wir übernehmen Handling, fristgerechte Auslagerung oder Verichtung und die Erstellung einer monatlichen Übersicht für Ihren Überblick.
2. Projektarbeiten für Planungsbüros, Unternehmensberater und Ingenieure: Ihre Arbeit gliedert sich regelmäßig in zeitliche Abschnitte. Mit dem Projektabschluss ist ein Meilenstein geschafft, Forderungen sind beglichen und Sie konnten Ihren Kunden zufrieden stellen. Was bleibt, ist die Dokumentation und deren vorschriftsmäßige Aufbewahrung. Hier übernehmen wir gerne. Wir übernehmen die Lagerung der Akten während der Aufbewahrungspflicht und senden Ihnen diese nach Ablauf zurück oder führen sie der zertifizierten Vernichtung zu. Im Projektgeschäft können Sie die Kosten für externe Archivierung eventuell sogar an Ihren Projektpartner berechnen. Und wenn Sie während der Lagerdauer Einsicht in ein oder mehrere Dokumente benötigen, fordern Sie diese unkompliziert an.
3. Liquidation der Gesellschaft oder Geschäftsaufgabe: Sie haben sich dazu entschieden, Ihre Gesellschaft zu liquidieren oder Ihr Gewerbe aufzugeben. Die Gründe hierfür können verschiedener Art sein. Die Fortführung in anderer Konstellation oder Gesellschaft, der Fokus auf rentable Geschäftsfelder oder der Eintritt in den wohlverdienten Ruhestand. Was auch immer Sie bewegt – es verbleiben die Aufzeichnungen des Geschäftsbetriebs. Wenn Geschäftsräume gekündigt oder Betriebsräume veräußert sind, stellt sich die Frage, wo diese Dokumente aufbewahrt werden sollen und können. In diesem Fall ist eine externe Archivierung bei uns die passende Antwort. Wir lagern bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht ein und veranlassen die zertifizierte Entsorgung nach Ablauf dieser. Das ist skalierbar und damit stets an den gesetzlich vorgeschriebenen Bedarf angepasst.
4. Insolvenz: Im Falle einer Insolvenz sind Dokumente zur Insolvenz als auch Akten aus den Jahren des Geschäftsbetriebes weiterhin vorzuhalten. Während die Geschäftsräume der insolventen Gesellschaft in der Regel nicht weiter als Lagerfläche zur Verfügung stehen, entsteht unmittelbar ein logistisches Problem der Lagerung. Wir sind hierbei Ihre Lösung und übernehmen Einlagerung bis zum Vernichtungsstichtag. Daraufhin veranlassen wir die zertifizierte Entsorgung oder stellen die Dokumente am Ort Ihrer Wahl bereit. Sie entscheiden. Eine Einsicht während der Lagerzeit stellt auch in diesem Fall keine Hürde dar – fordern Sie die entsprechende Akte zur Lieferung auf Ihren Schreibtisch an.
Trifft Ihre Situation auf eines der Fallbeispiele zu? Dann kontaktieren Sie uns jetzt, um ein kostenloses und unverbindliches Angebot zu erhalten. Haben Sie bereits eine Lösung zur externen Aktenarchivierung und Ihnen sagt unser trotzdem Angebot zu? Wechseln Sie Ihrem Aktenbestand zu uns. Ebenso unkompliziert wie die Einlagerung neuer Akten.
Archivierung ab einem Monat – Ende offen.
Wir halten uns flexibel, wenn es um die zeitlichen Aspekte Ihrer Lagerung geht. Sie können Ihre Akten bereits ab einer Mietdauer von nur einem Monat bei uns einlagern. Eine kurzfristige Überbrückung von Platzmangel ist damit ebenso denkbar wie die langfristige Auslagerung. Gerne dürfen Sie auch Monate oder Jahre bleiben. Dabei gilt: Jedes Dokument kann separat ein- und ausgelagert werden. Damit erhalten Sie volle Zugriffsmöglichkeiten und Flexibilität– als würde die Akte bei Ihnen im Büro lagern.
Bereit für mehr Platz?
Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an.
Preiswert, wirtschaftlich, unkompliziert.
